Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování a ochrany osobních údajů klientů

Informace pro klienty

Aby mohla společnost Aura – Pont s.r.o., IČO 001 74 866, se sídlem Radlická 2487/99, Smíchov, 150 00 Praha 5 (dále jen „Aura – Pont“) poskytovat služby, které zahrnují zprostředkování smluv o užití autorských děl anebo jiných předmětů ochrany nebo o vystoupení výkonného umělce a aby mohla aktivně zajišťovat zastoupení svých klientů, zpracovává osobní údaje klientů (autorů, výkonných umělců a jiných nositelů práv), a to v omezeném a nezbytném rozsahu.

I.              Jaké informace Aura-Pont zpracovává?

1.1.       Aura – Pont v souladu se zásadou minimalizace údajů od klientů shromažďuje a dále zpracovává pouze nezbytné množství osobních údajů, které zahrnují jméno, příjmení, pseudonym, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, e-mailovou adresu, státní příslušnost, daňový domicil, údaje o placení DPH, údaje spojené se spravovaným dílem či jiným předmětem ochrany, případně též životopisné údaje a podobizny určené k propagaci spravovaných předmětů ochrany, u výkonných umělců též údaje z jejich kalendáře (pro ověření termínových kolizí) a údaje o termínech a místech zprostředkovaných vystoupení.

II.           Proč Aura – Pont osobní údaje zpracovává?

2.1         Aura – Pont zpracovává osobní údaje klientů, aby jim mohla poskytovat služby a plnit tak povinnosti, které Aura – Pont vyplývají ze smlouvy s nimi uzavřené. Pokud by klienti z jakéhokoli důvodu odmítli poskytnout své osobní údaje, nebyla by Aura – Pont schopna své závazky plnit.

2.2         Zároveň je Aura – Pont povinna dodržovat právní řád a plnit právní povinnosti z platných právních předpisů (například daňových). Je-li Aura – Pont povinna zpracovat osobní údaje, aby mohla splnit povinnosti vyplývající z právních předpisů, je oprávněna osobní údaje užít za tímto účelem, avšak pouze v omezeném a nezbytném rozsahu.

2.3         Současně je Aura – Pont společností, která vyvíjí podnikatelskou činnost a která má oprávněný zájem chránit svá práva a nároky, jež jí z tohoto podnikání vyplývají. Za účelem oprávněného zájmu ochrany svých práv zpracovává Aura – Pont osobní údaje pro případ, kdyby bylo nezbytně nutné prokázat, že Aura – Pont nositele práv zastupovala anebo že mu poskytovala své služby.

III.        Jak dlouho Aura – Pont osobní údaje uchovává?

3.1         Všechny osobní údaje klientů uchovává Aura – Pont po nezbytně nutnou dobu a v případě, že je již nepotřebuje, neprodleně je včetně existujících záloh a kopií odstraní.

3.2         V případě osobních údajů, které Aura – Pont zpracovává pro plnění s vámi uzavřené smlouvy, pak tyto Aura – Pont zpracovává pouze po dobu trvání této smlouvy (či jiné smlouvy s týmž klientem uzavřené) a po dobu trvání licencí, které Aura – Pont zprostředkovala.

3.3         Některé vaše osobní údaje musí Aura – Pont zpracovávat déle, a to po dobu, kterou ji ukládá příslušný právní předpis. Vždy se však jedná o osobní údaje zcela nezbytné k plnění právních povinností vyplývajících z právních předpisů (k tomu viz výše odstavec 2.2).

3.4         Pro případ, že by bylo nutné prokazovat vzájemnou spolupráci s klientem u dozorových úřadů, nebo obecných soudů, uchovává Aura – Pont základní osobní údaje klienta a hlavní údaje o spolupráci s ním, nejdéle však po dobu 3 let po ukončení vzájemné spolupráce s Aura – Pont nebo po dobu 3 let od uplynutí poslední poskytnuté licence za klienta, podle toho, která doba uplyne později.

IV.        Komu Aura – Pont osobní údaje předává?

4.1         Aura – Pont využívá k některým činnostem, které vyplývají ze smlouvy s klientem uzavřené, další dodavatele, kterým osobní údaje zpřístupňuje. Těmito společnostmi jsou společnosti zajišťující pro Aura – Pont správu informačních technologií, právní, účetní a daňové poradenství, a obchodní agentáž. Osobní údaje mohou být takto předány společnosti, právním zástupcům, agentům v nezávislém povolání spolupracujícím se Společností, kteří je budou dále zpracovávat. K osobním údajům má přístup rovněž správce interního informačního systému a správce serveru.

4.2         Vedle toho Aura – Pont předává osobní údaje klientům jednotlivým uživatelům předmětů ochrany, zejména provozovatelům jednotlivých divadel, Českému rozhlasu, České televizi a dalším provozovatelům rozhlasového anebo televizního vysílání či nakladatelům, kteří je budou dále zpracovávat.

4.3         V případě nabídky užití spravovaných předmětů ochrany do ciziny nebo v případě vyřízení poptávky po spravovaném předmětu ochrany z ciziny může dojít k předání osobních údajů mimo Evropské unie. Před takovým předáním postupuje Aura – Pont tak, aby byly naplněny požadavky právních předpisů a jestliže cizí země nezaručuje potřebný právní standard ochrany osobních údajů, zajistí Aura – Pont smluvně vhodné záruky ochrany osobních údajů prostřednictvím smluvních standardních doložek o ochraně údajů přijatých Úřadem pro ochranu osobních údajů a schválených Evropskou Komisí. Aura-Pont vždy zajistí možnost získat kopii vhodných záruk, které přijala na ochranu klientových osobních údajů, anebo umožní klientovi přístup k veškerým informacím o přijatých vhodných zárukách. Seznam zemí, do kterých budou takto osobní údaje předávány bude aktualizován na tomto místě internetových stránek níže, nebo o takové zemi bude klient informován individuálně přímo společností Aura – Pont.

4.4         Aura – Pont dbá na zásady ochrany osobních údajů a pečlivě zajišťuje a ověřuje, aby všichni její dodavatelé i uživatelé předmětů ochrany byli zavázáni dodržovat všechna pravidla ochrany osobních údajů klientů, zejména aby je dále nezpřístupňovali jiným osobám, aby je nezneužívali ani s nimi jinak neoprávněně nenakládali.

V.           Jaké pro vás vyplývají ze zpracování osobních údajů práva?

5.1         Právo na informace

Jako subjekt údajů máte právo být informován o zpracování svých osobních údajů, které se vás týkají. Tyto informace zahrnují kontaktní údaje správce, účel a právní základ zpracování, informace o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů, době uchování osobních údajů, všechna práva subjektů údajů, důvod poskytnutí osobních údajů, dále údaj o předávání osobních údajů do třetích zemí mimo EU a příp. též, informaci o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

5.2         Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo nás požádat, abychom vám sdělili, zda o vás zpracováváme nějaké osobní údaje, a pokud ano, jaké. Samozřejmě můžete požadovat sdělení specifických údajů anebo kompletního přehledu všech údajů.

Aura – Pont po vaší identifikaci jakožto oprávněné osoby zašle požadované informace zdarma.

5.3         právo na opravu, resp. doplnění

V případě, že o vás zpracováváme nepřesné, nesprávné nebo neúplné osobní údaje, máte právo nás požádat, abychom je opravili, případně doplnili.

Abychom byli schopni opravu či doplnění zajistit, musíme ověřit, zda jsou dosavadní zpracovávané osobní údaje přesné či úplné.

5.4         právo na výmaz

Toto právo u nás můžete uplatnit v případě, že:

(i)            osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

(ii)          vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

(iii)        osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

(iv)        osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;

(v)          osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle článku 8 odst. 1 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

5.5         Právo na omezení zpracování

Toto právo vám dává možnost požádat nás, abychom omezili zpracování osobních údajů, v případě, že:

(i)            popíráte přesnost svých osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;

(ii)          zpracování je protiprávní a místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení jejich použití;

(iii)        osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

(iv)        klient vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad oprávněnými důvody klienta.

Pokud omezíme zpracování na základě shora uvedeného, můžeme osobní údaje klienta, s výjimkou jejich uložení, zpracovávat pouze se souhlasem klienta, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu. V takovém případě klienta předem upozorníme, že omezení zpracování bude zrušeno.

5.6         právo na přenositelnost údajů

Na základě tohoto práva od nás můžete získat své osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Zároveň jste oprávněni nás požádat, abychom vaše osobní údaje předali ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

5.7         právo vznést námitku

Proti zpracování svých osobních údajů pro účely našeho oprávněného zájmu chránit naše právní nároky jste oprávněn vznášet u nás námitky.

Pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami klienta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, jsme povinni vaše osobní údaje přestat zpracovávat.

5.8         Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Domníváte-li se, že dochází anebo již došlo zpracováním vašich osobních údajů k porušení právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového úřadu v místě svého bydliště, nebo v místě výkonu své práce, nebo v místě porušení právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů.

V České republice je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (oficiální stránky).

VI.        Jak uplatnit všechna shora uvedená práva?

6.1         Všechny žádosti o uplatnění shora uvedených práv můžete uplatňovat osobně na kontaktní adrese společnosti Aura-Pont (Veslařský ostrov 62, 147 00 Praha 4), nebo je zaslat na tutéž adresu písemně. Taktéž nás lze kontaktovat elektronicky na e-mailovou adresu aura-pont@aura-pont.cz.

6.2         Aby byla zajištěna náležitá ochrana vašich osobních údajů a práv a nedocházelo k jejich zneužívání jinými osobami, musíme provést ověření vaší identity. Ověření vaší identity může proběhnout v případě osobního kontaktu prostřednictvím předložení vašeho dokladu totožnosti. V případě jiného způsobu uplatňování vašich práv, než osobního kontaktu, podepište e-mail zaručeným elektronickým podpisem nebo zašlete žádost s úředně ověřeným podpisem.

6.3         Nebude-li možné vás z údajů uvedených v žádosti o uplatnění práv identifikovat, nemůžeme vaší žádosti vyhovět.

6.4         Všechny žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od jejich doručení. Nebude-li možné žádost v této lhůtě zpracovat (zejména z důvodu složitosti žádosti), jsme oprávněni lhůtu pro vyřízení žádosti prodloužit až o dva měsíce. O této skutečnosti bude klient informován spolu se sdělením důvodů pro prodloužení lhůty do 1 měsíce od doručení žádosti.

6.5         V případě, kdy budeme mít za to, že žádost nesplňuje shora uvedené požadavky na ní kladené, jsme oprávněni žádost odmítnout. V takovém případě je klient oprávněn podat stížnost k dozorovému úřadu (k tomu viz odstavec 5.8).

6.6         V případě, že žádosti vyhovíme, provedeme na základě tohoto rozhodnutí vhodná opatření a o těchto vás informuje.

VII.     Jak chráníme osobní údaje klientů?

7.1         Naší prioritou je ochrana osobních údajů klientů před neoprávněným nebo nahodilým přístupem k nim, jejich změnou, zničením či ztrátou, neoprávněnými přenosy, před jiným neoprávněným zpracováním, jakož i před jiným zneužitím osobních údajů.

7.2         Za tímto účelem jsme přijali příslušná technická a organizační opatření včetně vnitřního předpisu o nakládání s osobními údaji svými zaměstnanci. Pravidelně veškerá opatření zabezpečení osobních údajů testujeme, kontrolujeme a ověřujeme jejich aktuálnost, přiměřenost a adekvátnost.

7.3         Provádíme také nahodilé kontroly svých dodavatelů či uživatelů předmětů ochrany, kterým jsme zpřístupnili vaše osobní údaje za účelem zjištění dodržování ochrany osobních údajů.

7.4         Současně jsou všichni naši zaměstnanci, stejně jako všichni dodavatelé a jejich zaměstnanci smluvně anebo na základě zákona zavázáni mlčenlivostí o všech osobních údajích, které jim byly zpřístupněny, nevyplývá-li z povahy věci nutnost jejich zveřejnění (např. jméno a příjmení, příp. pseudonym autora a název díla, životopis, podobizna).